Erfolgreicher Abschluss des Versuchsprojektes
Ende 2003 wurde das Versuchsprojekt Servicenetzwerk (CULTIVATE Versuchsprojekt) abgeschlossen. Wir bedanken uns für das Interesse und die rege Teilnahmen am Projekt! Zusammenfassend können wir unsere Erfahrungen folgendermaßen beschreiben:
In der Testphase wurden hauptsächlich die Datenbankdienste nachgefragt. Es haben sich hauptsächlich drei Vorgangsweisen herauskristallisiert, die im Folgenden anhand von Beispielen beschrieben werden.
1. Aufbau einer Sammlungsdokumentation: in einer oststeirischen Gemeinde wurde die Obhut über eine verwaiste heimatkundliche Sammlung einer ausgebildeten Kulturwissenschafterin, die aber nicht in ihrem Beruf tätig war, übertragen. CSC Austria bot an, die Datenbank dafür zur Verfügung zu stellen. Es wurde abgesprochen, dass im ersten Schritt alle Objekte fotografiert und anhand der Fotos in der Datenbank dokumentiert werden sollten. Bei CSC Austria wurde daraufhin eine Datenbank zur Erstellung einer Basisdokumentation aufgesetzt und bezüglich der Datenfelder mit der Kulturwissenschafterin abgestimmt. Im zweiten Schritt wurde zu jedem digitalen Bild ein leerer Datensatz erzeugt und alles in die Datenbank importiert. Nun konnte das Bild aufgerufen und die dazugehörigen Daten eingetragen werden. Die Sammlung ist nun vollständig mit Bild und textlicher Beschreibung nach CIDOC Standard dokumentiert.
2. Import von Daten in eine online-Datenbank: in der betreffenden Institution werden die Daten zur Dokumentation von Büchern, Texten und Bildern schon seit Jahren in einem lokalen Datenbanksystem verwaltet. Diese wurden nun für die Cultivate Services exportiert und an CSC Austria übermittelt. Für einen Import in das auf XML basierende online Datenbanksystem mussten die Daten analysiert und transformiert werden. An einigen Kleinigkeiten war es auch notwendig, darüber hinaus einige Änderungen oder Verbesserungen am internen Format durchzuführen. Nachdem die Daten in das XML Format transformiert worden waren, wurde ein Datenbanksystem aufgesetzt und die Datensätze importiert. Nach einigen kleinere Anpassungen wurde die Datenbank in die Homepage der Institution integriert. Wird der Datenbestand im lokalen System ständig erweitert, so können die Daten regelmäßig von einem System in das andere überspielt und damit aktualisiert werden.
3. Aufbau eines digitalen Bestandes: die Bibliothek der veterinärmedizinischen Universität Wien katalogisiert seit 1990 mit elektronischen Systemen. Davor wurde ein Zettelkatalog verwendet. Dieser wurde nicht retrospektiv aufgenommen, da der wissenschaftliche Inhalt der Bücher relativ schnell veraltet und man diese nicht oft benötigt. Das Cultivate Versuchsprojekt war nun Anlass für die Digitalisierung des Zettelkatalogs. Es wurde eine Firma ausfindig gemacht und beauftragt, den 70.000 Karteikarten umfassenden Katalog abzuholen, digitale Bilder zu erzeugen und diese per OCR Programm auch textlich zu erfassen. Das Ergebnis wurde in eine Datenbank importiert. Dort enthielt nun jeder Datensatz das Bild eines Katalogkärtchens und in einem Textfeld den – leider oft nicht ganz korrekt gelesenen – OCR Text. Nach eingehenden Beratungen wurde beschlossen, dass der Text von MitarbeiterInnen der Bibliothek korrigiert und dabei gleich in ein RAK konformes Format gebracht werden soll. Die Arbeiten dazu sind gerade im Gange und kommen sehr gut voran.
Die Cultivate Services wurden aus der Testphase in den regulären Betrieb übernommen. Auf Basis der im Test gewonnenen Erfahrungen wurden die Angebote modifiziert und verbessert auf die Erfordernisse von Gedächtnisinstitutionen zugeschnitten.
